Configura tu Agenda

Saludtools te permite personalizar la agenda de tu entidad, podrás crear todos los tipos de cita que tu consultorio o clínica maneje, configurar de la duración de cada tipo de cita, asignar colores y gestionar horarios.

¿Cómo configuro la agenda de mi entidad?

Para la configuración de la Agenda, dirígete al menú de Configuración, ubicado en la parte superior derecho, dando clic en el nombre de usuario e ingresa a la opción de Agenda en el menú lateral de la Izquierda. Allí encuentras las siguientes opciones de Configuración:

Tipos de cita: Puedes crear los tipos de cita que ofertas en tu consultorio o clínica.
Historial de confirmación: Puedes ver el historial de notificaciones enviadas a tus pacientes.
Gestionar Horarios Apertura Sede: Puedes configurar los horarios en los que se inicia la habilitación de la agenda para separar una cita en tu consultorio o clínica.
Gestionar Cierre Sede: Puedes configurar los horarios en los que se cierra la habilitación de la agenda para que nadie pueda separar una cita en tu consultorio o clínica.
Gestionar Horario Médicos: Puedes configurar franjas horarias para los profesionales, independientes de los horarios de apertura y cierre del consultorio o clínica.

Veamos en detalle la configuración de cada uno de los campos:

Tipos de cita:

En esta opción podrás crear un nuevo tipo de cita, para tener todos los tipos de cita que ofertas en tu consultorio o clínica:

- Crear Nuevo tipo de Cita
  - Nombre del tipo de cita: Incluye el nombre que verá tu paciente al recibir la notificación de agendamiento o al buscarla dentro del módulo de Autoagendamiento. Ej. "Cita de Ortopedia - Primera vez" "Cita de Valoración"
  - Duración en minutos: Selecciona en minutos la duración de la cita. Ej. Si la Cita tiene una duración de una (1) Hora, debo digitar sesenta (60) minutos.
  - Color de identificación: Selecciona un color para ayudarte a identificar en la visualización de la agenda, el tipo de citas que tienes durante el día.
  - Descripción: Incluye información adicional que sea importante para el profesional de la salud al momento de iniciar la atención

Después de completar dicha información, especialmente la obligatoria, podrás continuar con los siguientes campos:

- Campos Avanzados: Acá puedes personalizar los límites de este tipo de cita:
  - Cantidad Máxima: Número de citas de un mismo tipo, que un mismo paciente puede tener en un periodo de tiempo.
  - Periodo de tiempo: Elige la periodicidad relacionada con el dato de cantidad ingresado en el campo anterior. Ej. Si selecciono Mes, quiere decir que el paciente solo podrá agendar el número de citas que haya configurado en "cantidad máxima" durante ese periodo de tiempo (mes para el ejemplo).
- Permitir Sobre agendamiento: Con esta opción puedes permitir el sobre agendamiento, es decir, que en una misma hora, diferentes pacientes puedan agendar este tipo de cita.
  - Permitir: Habilita el sobre agendamiento
  - Cantidad máxima de citas: Te permite indicar el número de citas totales que se pueden agendar en una misma franja horaria
- Indicadores de agendamiento: Recopila la información de las fechas claves en el proceso de agendamiento, con el fin de generar reportes de gestión de agenda.
  - Requerir fecha de solicitud de cita por parte del paciente: indica la fecha en la que el paciente está solicitando la cita.
  - Requerir fecha más próxima ofrecida al paciente: Indica la fecha de la cita más cercana que se le ofertó al paciente.
Notificaciones

Puedes habilitar notificaciones de agenda a tus pacientes en los siguientes casos:
- Asignación de citas: Cuando se activa se enviará un mensaje a través del correo electrónico a tu paciente con la información de la cita agendada.
- Actualización de la Cita: Cuando se activa se enviará un mensaje de correo electrónico y a través de WhatsApp a los datos que tenga el paciente, registrados con los nuevos datos de la cita.
- Cancelación de la cita: Cuando se activa se enviará un mensaje a través del correo electrónico y a través de WhatsApp informando a tu paciente que la cita fue cancelada.
- Confirmación de Asistencia a Cita: Cuando se activa se enviará un mensaje a través del correo electrónico y a través de WhatsApp a tu paciente con la información de la cita agendada y una solicitud de confirmación de la cita con un "Sí" o "No".
  
  En esta opción tienes la posibilidad de activar el canal y configurar el tiempo previo a la cita en el que le solicita al paciente la confirmación de la Cita
  - Confirmar por Correo electrónico: Se recomienda 24 horas antes de la cita
  - Confirmar por WhatsApp: Se recomienda 2 horas antes de la cita
Reserva Online

Puedes activar esta opción para darle la posibilidad a tus pacientes que tengan acceso a tu agenda y hacer el Autoagendamiento a través del enlace único generado para la entidad o a través del Portal de pacientes.

Observa:

GIF Tipos de cita

Gestionar Horarios Apertura Sede:

Además de configurar los tipos de cita, puedes configurar los horarios de apertura de cada Sede. Para esto sigue los siguientes pasos:

Ve al Menú de Configuración, dando clic en el nombre del usuario en la parte superior derecha.
En el menú lateral izquierdo vas a la opción de Agenda.
Ingresa a la opción Gestionar horarios Apertura Sede.
Da clic en la opción Nuevo.
1. Configura la Fecha aplicable: En caso de que la configuración del horario sea para un periodo determinado (Inicio y Fin). En caso de que sea ilimitado, se deben marcar en ambas la opción de Siempre.
2. Elige la Franja Horaria: selecciona los días en los que quiere configurar sus horarios de atención. Si su atención es de lunes a viernes, tiene que configurar cada día con su horario.
  
  Con un clic, puedes copiar la primera elección para cada día siguiente.
Termina con Guardar

Observa:

‍ Gestionar-Horarios-de-Cierre

Gestionar Cierre Sede:

Puedes configurar tus horarios de cierre también.

Ve al Menú de Configuración, dando clic en el nombre del usuario en la parte superior derecha.
En el menú lateral izquierdo vas a la opción de Agenda.
Ingresa a la opción Gestionar Cierre Sede.
Da clic en la opción Nuevo.
1. Configura la Fecha aplicable: En caso de que la configuración del horario sea para un periodo determinado (Inicio y Fin). En caso de que sea ilimitado, se deben marcar en ambas la opción de Siempre.
2. Elige la Franja Horaria: selecciona los días en los que quiere configurar sus horarios de atención. Si su atención es de lunes a viernes, tiene que configurar cada día con su horario.
  
  Con un clic, puedes copiar la primera elección para cada día siguiente.
Termina con Guardar