Amplía tu catálogo de productos de manera sencilla, ya sea creándolos manualmente o importándolos directamente desde un archivo CSV (Excel).
Saludtools trae por defecto algunos cargos predeterminados para facilitar la gestión y atención inmediata de tus pacientes. En caso de que haya algún cargo o producto que no esté creado por defecto, podrás crearlo fácilmente; ya sea, de manera manual o haciendo una importación masiva de todos los cargos que ofrece tu clínica o consultorio.
Veamos como es la creación en cada uno de los casos:
Creación manual:
Para la creación manual debemos hacer lo siguiente:
- Vamos al menú de Configuración dando clic en el nombre de usuario, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla
- Ingresamos al menú de Configuración Facturación> Gestión Productos y servicios> Productos.
- Crear nuevo.
Allí debes completar los mínimo los campos obligatorios, marcados con asterisco (*):
- Tipo de producto o servicio: Puedes elegir entre:
- Consulta: Producto para generar el cargo del valor del servicio de la consulta*
- Procedimiento: Producto para generar el cargo del valor del procedimiento que se ejecutó*
-
- Otro: Producto para generar el cargo por el valor de cualquier otro producto diferente a una consulta o procedimiento: insumos, medicamentos, etc.
- Tipo de consulta: Puede elegir seleccionar "Definido por el usuario" si está en un país diferente a Colombia. Si se encuentra en Colombia, seleccione CUPS para alimentar reportes normativos como los RIPS. (Obligatorio)
- Búsqueda por CUPS: Puede hacer la búsqueda por nombre o código y de esta manera el sistema completará de manera automática el campo "Nombre del producto" y "Código"
- Línea: Use esta opción en caso de que tenga varias líneas de negocio. Ej. Farmacia, atención médica, procedimientos, etc. (Opcional)
- Grupo: Use esta opción si quiere agrupar sus productos por alguna característica específica. Ej. En productos de Farmacia, puedo agrupar los que son para dermatología, etc. (Opcional)
- Información general del Producto o servicio: Marque las opciones que considere necesarias para:
- Venta online: si se va a vender en canales digitales
- En venta: Si es un producto activo y disponible para la venta
- Cobro: Marque esta opción si el producto va a tener un precio e venta al público. Si no se marca el producto no tendrá un valor de cara al público.
-
- Nombre del producto: Incluya el nombre de su producto. Tenga en cuenta que este es el que aparece en todos los documentos que se generen que tengan asociados cargos, por ejemplo: RIPS, Reportes a la medida, etc. Si el ingreso del producto se hace a través de búsqueda por CUPS; entonces, el sistema completará este campo de manera automática.
- Código: Ingrese un código único que le permita identificar el producto en el sistema. Si el ingreso del producto se hace a través de búsqueda por CUPS; entonces, el sistema completará este campo de manera automática.
- Descripción: Incluya información adicional que considere importante dentro del producto.
- Marca: Clasifica tus productos por una marca específica.
- Proveedor: Clasifica tus productos por el proveedor del mismo.
- Código EAN: Clasificación internacional para la comercialización de productos (Código de barras)
- Información de Facturación del producto o servicio
- Precio al público: Este es el precio final que verá reflejado tu paciente incluyendo impuestos, en caso de que esté gravado.
- Moneda: Selecciona la moneda en la que vas a cobrar tus productos o servicios: Pesos colombianos, Pesos dominicanos, Soles, Dólar americano.
- Precio de referencia: Este es el precio antes de impuesto. Si el producto o servicio es ta exento de impuesto, el valor será el mismo del precio al público.
- Impuestos
- Aplica IVA: Impuesto sobre el valor agregado. Una vez lo selecciones, puedes elegir la tarifa. Esta se le sumará al precio de referencia para calcular el precio al público.
- Aplica impuesto retención en la fuente: Este valor se descontará del Subtotal de la factura, ya que, es un valor que el comprador reteñirá al momento de hacer el pago (Solo aplica cuando le vendo a agentes retenedores del impuesto de renta).
- Aplica impuesto retención de ICA: Impuesto que se descontará del Subtotal.
Observa:
Creación masiva:
Para la creación manual debemos hacer lo siguiente:
- Vamos al menú de Configuración dando clic en el nombre de usuario, ubicado en la parte superior derecha de la pantalla
- Ingresamos al menú de Configuración Facturación> Gestión Productos y servicios> Productos.
- Cargar Archivo.
- Descarga y completa la información de cada campo dentro del archivo con la información de tus productos. Una vez completes la información, guarda este como un libro de Excel (.xlsx)
Puedes descargar la plantilla aquí.
Cuando finalice el proceso de importación de productos y servicios, verás el estado de la importación en el menú de Configuración> Configuración facturación> Cargue masivo productos.
Asociar Cargo a citas médicas
Ahora que ya tienes cargado todo el catálogo de productos y servicios, podrás asociar los cargos dentro de las citas médicas para posteriormente hacer todo el proceso administrativo de facturación y cobro de los mismos.
Veamos 2 alternativas para hacer la asociación de los cargos a las citas médicas en tu clínica o consultorio:
Allí puedes buscar el cargo por nombre o por código. Completas la cantidad de productos y le terminas con Agregar. Una vez termines de asociar todos los cargos, seleccionas Crear.
Observa:
Desde la Agenda: Para este caso vamos al menú de Agenda, buscamos la cita médica asignada previamente y al dar clic sobre la cita verás el detalle de la misma y encontrarás la opción "Ver Cargo"
Allí puedes buscar el cargo por nombre o por código. Completas la cantidad de productos y le terminas con Agregar. Una vez termines de asociar todos los cargos, seleccionas Crear.
Observa:
💡SaludTip: Asocia siempre los cargos a todas tus citas y atenciones para que puedas simplificar la creación de facturas y reportes, incluyendo los normativos (RIPS).
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