¿Cómo crear una factura en saludtools?

En Saludtools puedes facturar tus consultas o procedimientos de manera fácil, rápida e incluso masiva con un par de clics.

Dentro de la gestión de facturación en salud tenemos 2 opciones de facturación:

1. Facturar convencional o computador
2. Facturar electrónica: Dentro de la factura electrónica puedes facturar de dos maneras
   * Sector salud
   * Estandar

Diferencias entre tipos de facturación:

• No se considera una factura tributaria.
• No se reporta ante la DIAN.
• Se utiliza principalmente para procesos de seguimiento interno dentro de las entidades o cuando la gestión contable se realiza a través de otro proveedor de facturación, pero se desea mantener trazabilidad en Saludtools.

• Es una factura tributaria válida, que cumple con la normativa vigente y se reporta a la DIAN.
• Está disponible únicamente en los planes PLUS y PREMIUM.
• Para activarla, consulta la guía  [Activa tu factura electrónica en Saludtools].

• Se utiliza para facturar servicios del sector salud.
• Es validada por la DIAN.
• Incluye campos específicos requeridos en el XML, tales como:
  • Código del prestador
  • Modalidad de pago
  • Número de contrato o póliza
  • Cobertura del plan de beneficios
  • Copagos, cuotas moderadoras, anticipos, pagos compartidos
  • Fechas de inicio y fin del periodo facturado
• Los servicios facturados bajo esta modalidad deben ser reportados en los RIPS con factura.

• Se usa para facturar servicios o productos de todos los sectores económicos.
• También es validada por la DIAN.
• Incluye información general en el XML: productos o servicios, valores, impuestos, NIT, entre otros.
• Si bien se puede usar para enviar servicios en el RIPS, al no ser una factura del sector salud, estos servicios se deben reportar como RIPS sin factura, incluso si la factura existe.

Configuración necesaria

1. Antes de emitir tu primera factura, es fundamental que realices una configuración previa en el sistema. A continuación, te presentamos los pasos necesarios para llevar a cabo esta preparación.

• Configuración de productos y servicios
• Datos de la empresa 
• Resolución de facturación 
• Terceros y Convenios (si solo ofreces servicios a pacientes particulares, omite este paso)
  
  

2.  Cargos: El componente fundamental de las facturas son los cargos. Estos cargos representan los productos derivados de consultas, procedimientos u otros servicios brindados durante la atención del paciente. La información asociada a cada cargo incluye el código CUPS y su respectivo precio, los cuales deberías haber configurado previamente en el sistema.

Este cargo puedes ser creado de 3 maneras distintas: 

1. Desde la agenda. 

2. Desde el módulo de cargos 

3. Directamente desde la historia clínica 

Paso a paso para emitir tú primera factura:

1. Una vez que hayas creado el cargo, si deseas registrar un pago por los servicios antes de emitir la factura, puedes hacerlo a través del ícono del billete. Selecciona este ícono y completa los datos requeridos:

Valor: Cantidad a registrar

Tipo de anticipo: Selecciona el tipo de pago correspondiente, que puede ser:
Copago y Cuota moderadora para EPS

Pagos compartidos en planes voluntarios de salud para prepagadas y anticipos de particulares

Forma de pago: Efectivo, tarjeta de crédito, tarjeta de débito, cheque, crédito, transferencia bancaria, transferencia interbancaria.

2. Una vez que hayas creado el cargo, dirígete al módulo de facturación que se encuentra en el menú lateral izquierdo > Selecciona la opción de "Ventas y Facturas" y luego elige "Cargos". >Si los cargos que deseas facturar corresponden a fechas diferentes a la actual, asegúrate de ampliar el rango de fechas en la búsqueda y aplicar los filtros necesarios para localizar la información correcta.

3.   Ahora, elige los cargos que deseas incluir en la factura y haz clic en el botón "generar facturas" para continuar con el proceso.

4. Completa la información del formulario de creación de factura:

• • Selecciona el tipo de factura: Si es del sector salud o Estándar, (en la parte superior de esta ayude encuentras las diferencias)

• • Tipo de operación si es una factura del sector salud: Elige entre SS-CUFE, SS-Sin aporte, SS-Reporte. (saludtools te elige en automático el tipo de operación dependiendo si el cargo tiene anticipos)
    Conoce más sobre los tipos de operación
  • Selecciona el pagador: Persona a nombre de quién se va a generar la factura, puede ser el mismo paciente o un tercero.
    
    Si el pagador no corresponde a un paciente ni a un tercero, sino que es una persona ajena a la consulta, puedes optar por la opción "Crear Nuevo" y completar el formulario con la información requerida.
  • Fecha de la Factura: Fecha en la que se crea y emite la factura electrónica.*
  • Fecha de vencimiento: Elige el plazo que manejas con el tercero.
  • Resolución de facturación: El sistema te cargará la resolución que tengas marcada por defecto, pero si tienes varias resoluciones de facturación, puedes elegir la que necesites.
  • Rango de facturación: El sistema carga de manera automática el consecutivo configurado en la resolución elegida en el paso anterior.
  • Método de pago: Elige la forma de pago con la que se dio la transacción. Si es factura electrónica y el pago se va a hacer después de la fecha de la factura, el método de pago debe ser Crédito
  • Forma de pago: selecciona la forma de pago si es contado o crédito
  • Validación automática de RIPS: Activa la validación automática de rips si deseas que al enviar la factura y sea aceptada por la DIAN, se validen en automático los rips ante el ministerio de salud.
    

5. Ahora elige el tipo de facturación

• Manual: Menos de 50 cargos 
• Masiva: más de 50 cargos máximo 500

En la parte inferior de la pantalla, podrás ver los cargos que has seleccionado, junto con un resumen general de la factura. Este resumen incluirá el subtotal, los descuentos aplicados, los anticipos, las retenciones y el total a pagar.

6. Si deseas aplicar un descuento a la factura, puedes hacerlo utilizando la opción de Descuento. Ten presente que los descuentos se pueden aplicar únicamente en forma de porcentaje.

7.  Previsualiza la factura: Si seleccionaste la opción de facturación manual, tendrás la posibilidad de previsualizar la factura de forma gráfica haciendo clic en "Previsualizar factura". Ten en cuenta que esta opción no estará disponible al realizar una facturación masiva.

8.  Finaliza dando clic en FACTURAR 

Observa:

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