RIPS de cero a entenderlos

Familiarízate con la estructura de los archivos ".txt" generados en Saludtools para asegurarte de que no falte ningún dato importante antes de presentar tus RIPS.

Los Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud (RIPS) son el conjunto de información vital que el Sistema General de Seguridad Social en Salud requiere para gestionar, regular y supervisar los servicios de salud, además de respaldar la prestación de servicios. Su estructura y características han sido unificadas y estandarizadas para todas las entidades mencionadas en la resolución 3374 de 2000, como las instituciones de salud, los profesionales independientes, los grupos de práctica, las entidades administradoras de planes de beneficios y los organismos de control del sistema de salud.

¿Para qué sirven los RIPS?

Formular políticas de salud
Realizar la programación de oferta de servicios de salud
Evaluar coberturas de servicios
Asignar recursos financieros, humanos y técnicos
Validar el pago de servicios de salud
Fundamentar la definición de protocolos y estándares de manejo clínico
Ajustar la Unidad de Pago por Capitación
Establecer mecanismos de regulación y uso de los servicios de salud
Controlar el gasto en salud
Ajustar los contenidos de los planes de beneficios en salud
Conocer el perfil de morbilidad y mortalidad

¿Cada cuanto se deben reportar los RIPS?

De acuerdo con la resolución 3374 de 2000, el reporte de Registros Individuales de Atenciones en Salud, se debe hacer de manera mensual.

¿Qué archivos genera Saludtools?

Saludtools genera 5 archivos, dependiendo de los tipos de operación que genera tu consultorio o IPS:

Archivo de consulta AC: En el archivo de consulta se incluyen las realizadas por los distintos profesionales de la salud, las de primera vez y de control, las realizadas en la consulta ambulatoria, en el servicio de urgencias, las interconsultas intrahospitalarias y en urgencias, las juntas médicas, las visitas domiciliarias y las realizadas como parte de control de pacientes especiales, de acuerdo a las especificaciones realizadas por la Clasificación Única de Procedimientos en Salud – CUPS vigente.

Las consultas a registrar son las realizadas por médicos (generales y especialistas), odontólogos (generales y especialistas), enfermeras, terapistas, nutricionistas, optómetras y otros. Se incluyen aquí las consultas de medicina laboral y del trabajo.
Archivo de procedimientos AP: En este archivo se registran los datos de los procedimientos diagnósticos, terapéuticos, quirúrgicos y no quirúrgicos, de protección específica y de detección temprana, de enfermedad general o de enfermedad profesional. Los procedimientos incluyen la aplicación de vacunas, procedimientos odontológicos incluidos los de Promoción y Prevención (PyP), procedimientos de laboratorio clínico, procedimientos quirúrgicos y no quirúrgicos, como la terapia física, la terapia respiratoria, infiltraciones, lavado gástrico, entre otros
Archivo de Usuarios US: En este archivo van los datos de los usuarios atendidos en el período, correspondientes a su identificación, características básicas, lugar de residencia y pertenencia al Sistema de Seguridad Social.
Archivo de facturas AF: El archivo de transacciones equivale al conjunto de registros de información de todas las facturas, cada registro incluye el encabezado de cada factura de compra/venta de servicios más el valor total con sus descuentos, comisiones y bonificaciones u otras pactadas entre el prestador y el pagador.
Archivo de control CT: Es la estructura de datos que permite el control de la recepción de los datos de prestaciones de salud. Todo envío debe contener este archivo y su diligenciamiento es obligatorio. El archivo de control debe tener todos los datos correctos para continuar con la validación de los siguientes archivos.

¿Cuál es la estructura de cada archivo?

Archivo de consulta AC
Este archivo está compuesto por 17 espacios (columnas) separados por comas, donde cada uno de estos espacios corresponde a un dato dentro del sistema que, en caso de que salga vacío, deberá validarse dentro de Saludtools, sea en la información del paciente o de la consulta que se realizó.
1. Número de la factura: Se registra el número de la factura según las reglas establecidas para el archivo de transacción.
2. Código del prestador de servicios de salud: Registrar el número completo del código de doce caracteres, asignado a la IPS en el proceso de habilitación por el ente territorial (SDS).
  
  El código del prestador es el número de habilitación generado por el ente territorial correspondiente, es de 12 caracteres, incluye sedes.
3. Tipo de identificaión del usuario: Igual regla que en registro de usuarios
4. Número de identificación del usuario en el sistema: Igual regla que en registro de usuarios.
5. Fecha de la consulta: Se registra la fecha en que fue realizada la consulta por el profesional de salud. Un único valor Formato fecha: dd/mm/aaaa
6. Número de autorización: Se registra si la IPS ha requerido autorización para realizar determinadas atenciones y el pagador le ha asignado un número de autorización.
7. Código de la consulta: De acuerdo con la codificación establecida en la “Clasificación única de Procedimientos en Salud – CUPS”. Estos códigos ya están establecidos en Saludtools. Si necesitas consultar un código adicional, puedes hacerlo en este catálogo del ministerio.
8. Finalidad de la consulta: La consulta puede ser realizada al usuario con fines de resolución de problemas de salud (diagnósticos y terapéuticos) o de Promoción de la salud y Prevención de la enfermedad (detección temprana o protección específica).
  1. 01 = Atención del parto (puerperio)
  2. 02 = Atención del recién nacido
  3. 03 = Atención en planificación familiar
  4. 04 = Detección de alteraciones de crecimiento y desarrollo del menor de diez años
  5. 05 = Detección de alteración del desarrollo joven
  6. 06 = Detección de alteraciones del embarazo
  7. 07 = Detección de alteraciones del adulto
  8. 08 = Detección de alteraciones de agudeza visual
  9. 09 = Detección de enfermedad profesional
  10. 10 = No aplica
9. Causa externa: Los valores del 1 al 12 se refieren a las causas que originaron la atención, como: accidentabilidad, violencia general y violencia intrafamiliar. El valor 13 se refiere a la enfermedad cuya etiología no corresponde a una causa externa, y cae en el ámbito de la “enfermedad general”; el 14 corresponde a una posible enfermedad laboral y la 15 a otras causas no contempladas en esta tabla, como podrían ser las demás que incluye la CIE en su décima versión, es decir, las de los capítulos XIX, XX o XXI, letras S, T, U, V, Y o Z.
  1. 01 = Accidente de trabajo
  2. 02 = Accidente de tránsito
  3. 03 = Accidente rábico
  4. 04 = Accidente ofídico
  5. 05 = Otro tipo de accidente
  6. 06 = Evento catastrófico
  7. 07 = Lesión por agresión
  8. 08 = Lesión auto infligida
  9. 09 = Sospecha de maltrato físico
  10. 10 = Sospecha de abuso sexual
  11. 11 = Sospecha de violencia sexual
  12. 12 = Sospecha de maltrato emocional
  13. 13 = Enfermedad general
  14. 14 = Enfermedad laboral
  15. 15 = Otra
10. Código del diagnóstico principal: La afección principal se define como la diagnosticada al final del proceso de atención de la salud o de la consulta, como la causante primaria de la solicitud de atención del paciente.
11. Código del diagnóstico relacionado No. 1: Otras afecciones o problemas relacionados con la afección principal, es decir, coexistieron durante el manejo de la afección principal, y/o que fueron atendidos durante el episodio de atención de la salud.
12. Código del diagnóstico relacionado No. 2: Igual especificación que en el anterior, cuando se requiera.
13. Código del diagnóstico relacionado No. 3: Igual especificación que en el anterior, cuando se requiera.
14. Tipo de diagnóstico principal: Debe registrarse el tipo de diagnóstico según el grado de aproximación y confirmación del diagnóstico, que tenga el profesional de salud en el momento de la atención.
  1. 1 = Impresión diagnóstica
  2. 2 = Confirmado nuevo
  3. 3=Confirmado repetido
15. Valor de la consulta: Este dato corresponde al valor que el prestador cobrará al pagador por esa consulta, cuando ésta se paga por evento.
  Si las consultas se realizan como parte de un paquete de servicios, cualquiera sea éste (capitación, pago fijo por actividad final, DRG, atención integral por patología o condición del paciente), ésta no tiene valor unitario, por cuanto el valor corresponde al paquete. Se debe registrar en este campo “0” (cero).
16. Valor de la cuota moderadora: Corresponde al pago que debe hacer el usuario del servicio, como cuota de recuperación, cuota moderadora o copago. En los dos últimos casos el prestador actúa como recaudador de ingresos a terceros, pues estos dineros corresponden al pagador.
  Se debe registrar el valor pagado por el usuario.
  Los demás valores adicionales no incluidos en los tarifarios no se deben reportar por RIPS, estos hacen parte de la factura física entre prestador y pagador.
17. Valor neto a pagar: Este dato corresponde al valor que el prestador cobrará al pagador por esa consulta.
  Si la consulta se realiza como parte de un paquete de servicios se debe registrar en este campo “0” (cero), y asegúrese que en la factura este el valor total del paquete de servicios.
Archivo de consulta AP
Este archivo está compuesto por 15 espacios (columnas) separados por comas, donde cada uno de estos espacios corresponde a un dato dentro del sistema que, en caso de que salga vacío, deberá validarse dentro de Saludtools, sea en la información del paciente o del registro del procedimiento que se realizó.
1. Número de la factura: Se registra el número de la factura según las reglas establecidas para el archivo de transacción.
2. Código del prestador de servicios de salud: Registrar el número completo del código de doce caracteres, asignado a la IPS en el proceso de habilitación por el ente territorial (SDS).
  
  El código del prestador es el número de habilitación generado por el ente territorial correspondiente, es de 12 caracteres, incluye sedes.
3. Tipo de identificaión del usuario: Igual regla que en registro de usuarios
4. Número de identificación del usuario en el sistema: Igual regla que en registro de usuarios.
5. Fecha del procedimiento: Se registra la fecha en que fue realizada la consulta por el profesional de salud. Un único valor Formato fecha: dd/mm/aaaa
6. Número de autorización: Se registra si la IPS ha requerido autorización para realizar determinadas atenciones y el pagador le ha asignado un número de autorización.
7. Código del procedimiento: En este campo se registra el código del procedimiento, según corresponda en la Clasificación Única de Procedimientos en Salud (CUPS) Colombia.
8. Ámbito de realización del procedimiento: En este campo se registra en qué ámbito se realiza el procedimiento, es decir, en qué tipo de servicio está siendo atendido el usuario:
  1. 1 = Ambulatorio
  2. 2 = Hospitalario
  3. 3 = Urgencias
9. Finalidad del procedimiento: Los procedimientos tienen la finalidad diagnóstica cuando se realizan para establecer (confirmar o descartar) un diagnóstico presuntivo; o aún si no existiere un diagnóstico presuntivo, se realizan para establecer las condiciones del paciente en relación con la sintomatología, la causa o motivo de la solicitud de atención y la anamnesis.
  1. 1 = Diagnóstico
  2. 2 = Terapéutico
  3. 3 = Protección específica
  4. 4 = Detección temprana de enfermedad general
  5. 5 = Detección temprana de enfermedad laboral
10. Personal que atiende: Sólo debe registrarse para el procedimiento: “Atención del parto”.
11. Diagnótico principal: Sólo se diligencia cuando se trata de procedimientos quirúrgicos. Se codifica según Reglas de Codificación de la CIE 10.
12. Complicación: Se registra según reglas de codificación con CIE 10, cuando surja una complicación directamente relacionada con el procedimiento (el acto quirúrgico, la administración de la anestesia, la aplicación de sangre, líquidos, prótesis u otros).
13. Forma de realización del acto quirúrgico: Debe ir una de las siguientes opciones:
  1. 1 = Único o unilateral
  2. 2 = Múltiple o bilateral, misma vía, diferente especialidad
  3. 3 = Múltiple o bilateral, misma vía, igual especialidad
  4. 4 = Múltiple o bilateral, diferente vía, diferente especialidad
  5. 5 = Múltiple o bilateral, diferente vía, igual especialidad
14. Valor de la procedimiento: Este dato corresponde al valor que el prestador cobrará al pagador por ese procedimiento. Si el procedimiento se realiza como parte de un paquete de servicios se debe registrar en este campo “0” (cero), y asegúrese que en la factura este el valor total del paquete de servicios.
Archivo de usuarios US

En este archivo van los datos de los usuarios atendidos en el período, correspondientes a su identificación, características básicas, lugar de residencia y pertenencia al Sistema de Seguridad Social.
1. Tipo de identificación del usuario: Describe el tipo de documento del paciente:
  1. CC= Cédula ciudadanía
  2. CE= Cédula de extranjería
  3. CD= Carné diplomático
  4. PA= Pasaporte
  5. SC= Salvoconducto
  6. PE = Permiso Especial de Permanencia
  7. RC= Registro civil
  8. TI= Tarjeta de identidad
  9. CN= Certificado de nacido vivo
  10. AS= Adulto sin identificar
  11. MS= Menor sin identificar
2. Número de identificación del usuario del sistema: Se debe tener en cuenta la longitud de cada uno de los tipos de identificación:
3. Código entidad administradora: Código de la Entidad Administradora de Planes de Beneficios debe ser máximo de 6 caracteres.
4. Tipo de usuario: Los valores de este dato quedan así:
  1. 1 =Contributivo
  2. 2 =Subsidiado
  3. 3 =Vinculado
  4. 4 =Particular
  5. 5 =Otro
  6. 6 =Víctima con afiliación al Régimen Contributivo
  7. 7 =Víctima con afiliación al Régimen subsidiado
  8. 8 =Víctima no asegurado (Vinculado)
5. Primer apellido del usuario: Debe registrarse el primer apellido del usuario cuando éste tiene dos apellidos; o el único que tenga; el apellido de soltera en las mujeres.
6. Segundo apellido del usuario: Debe registrarse el segundo apellido cuando el usuario lo tiene.
7. Primer nombre del usuario: Debe registrarse el primer nombre del usuario.
8. Segundo nombre del usuario: Debe registrarse el segundo nombre si lo tiene.
9. Edad: Este dato se refiere a la edad del usuario en valores enteros, en el momento de la atención.
10. Unidad de medida de la edad: Se registra marcando la opción que corresponda a: años, meses o días:
  1. 1 = Años
  2. 2 = Meses
  3. 3 = Días
11. Sexo: Se registra marcando la opción que corresponda. Se debe tener en cuenta que cuando el sexo es “Masculino” se refiere a la condición física de hombre y cuando es “Femenino” se refiere a la condición física de mujer:
  1. M = Masculino
  2. F = Femenino
12. Código del departamento de residencia habitual: Se entiende por residencia habitual, el lugar donde la persona lleva 6 ó más meses viviendo de manera permanente. Se registra el código correspondiente al departamento en la tabla Departamentos.
  
  Para el caso de extranjeros no identificados debe diligenciarse el código del departamento donde se realiza la atención.
13. Código del municipio de residencia habitual: Se entiende por residencia habitual, el lugar donde la persona lleva 6 ó más meses viviendo de manera permanente. Se registra el código correspondiente al municipio en la tabla Municipios.
  
  Para el caso de extranjeros no identificados debe diligenciarse el código del municipio donde se realiza la atención.
14. Zona de residencia habitual: Debe registrarse si la persona reside en zona rural o urbana:
  1. U = Urbana
  2. R = Rural
Archivo de facturación AF
El archivo de transacciones equivale al conjunto de registros de información de todas las facturas, cada registro incluye el encabezado de cada factura de compra/venta de servicios más el valor total con sus descuentos, comisiones y bonificaciones u otras pactadas entre el prestador y el pagador.
1. Código del prestador de servicio de salud: Es el código de habilitación de la entidad o profesional independiente ante la secretaria de salud y debe configurarse en la información de la sede. Tiene una longitud máxima de 12 caracteres.
2. Razón Social o Apellidos y nombres del prestador: Hace referencia al nombre del médico independiente o de la IPS que prestó la atención. Nombre Configurado en la información general de la Sede.
3. Tipo de Identificación del prestador: Indica el tipo de identificación del médico independiente o de la IPS que prestó la atención. Tipo de identificación configurada en la Sede.
4. Número de Identificación del prestador: Identificación del médico independiente o de la IPS que prestó la atención. Identificación configurada en la Sede.
5. Número de la factura: Lo tomará de la factura que se generó desde Saludtools.
6. Fecha de expedición de la factura: Fecha de la creación y/o emisión de la factura.
7. Fecha de Inicio: Hace referencia a la fecha inicial que se está tomando para el reporte de los RIPS. Generalmente, es el primer día del mes.
8. Fecha final: Fecha final que se está tomando para el reporte de RIPS. Generalmente, es el último día del mes.
9. Código entidad administradora: Número completo del código de la Entidad Administradora de Planes de Beneficio, asignado por la Superintendencia Nacional de Salud. El número del código de la Entidad Administradora, debe ser de 6 caracteres.
10. Nombre entidad administradora: Registrar el nombre de la Entidad Administradora.
11. Número del contrato: Se registra sólo si aplica
12. Plan de beneficios: Se registra solo si aplica
13. Número de la póliza: Se diligencia cuando se trata de atenciones por accidente de tránsito o por atención como particular por una póliza de salud, de alguna aseguradora distinta a las Entidades Administradoras de Planes de Beneficios en Salud. En los demás casos, diligenciarla solo si existe
14. Valor total del pago compartido (copago): Se registra únicamente el valor total del copago cancelado por los usuarios por las atenciones incluidas en este registro. Los demás valores adicionales no incluidos en los tarifarios no se deben reportar por RIPS, estos hacen parte de la factura física entre prestador y pagador.
15. Valor de la comisión: Se registra solo si aplica.
16. Valor total de descuentos: Se registra solo si aplica.
17. Valor neto a pagar por la entidad contratante: Valor a cobrar al pagador.
Archivo de control CT

Es la estructura de datos que permite el control de la recepción de los datos de prestaciones de salud. Todo envío debe contener este archivo y su diligenciamiento es obligatorio. El archivo de control debe tener todos los datos correctos para continuar con la validación de los siguientes archivos.
1. Código del prestador de servicio de salud: Es el código de habilitación de la entidad o profesional independiente ante la secretaria de salud y debe configurarse en la información de la sede. Tiene una longitud máxima de 12 caracteres.
2. Fecha de remisión: Es la fecha del último día del mes que se está presentando el reporte. El sistema lo genera de manera automática con base en la fecha de solicitud. Tiene una estructura de dd/mm/aaaa.
3. Código del archivo: Refleja las siglas del reporte, el mes y el año de los datos de este. Tiene una estructura de 2 letras del archivo y 6 dígitos de la fecha de remisión. Ej AF102023.
4. Total de registros: El número total de registros que se generaron en cada uno de los archivos.